Cómo usar Depósitos Convenidos como Gasto Aceptado en su Empresa. Estos son aportes que una empresa puede registrar como gasto aceptado, reduciendo así la base sobre la cual paga el Impuesto de Primera Categoría. Para que el Servicio de impuestos Internos (SII) valide este gasto, es fundamental que el beneficio esté formalizado en un anexo de Contrato firmado por el trabajador. Además de ser un beneficio tributario para la empresa, ayuda a retener talento y mejora la pensión del trabajador sin que este pague impuestos sobre dicho aporte.

Depósitos Convenidos: Un Gasto Aceptado para Rebajar impuestos

Implementar Aportes de Depósitos Convenidos (DC) es una excelente y estratégica decisión para la retención de talento y la mejora de los beneficios de sus trabajadores.

• Confirmamos que su premisa es correcta: los aportes de Depósitos Convenidos que una empresa realiza a favor de sus trabajadores sí pueden ser rebajados como un gasto aceptado para determinar la Renta Líquida Imponible (RLI). Esto disminuye la base sobre la cual la empresa paga el Impuesto de Primera Categoría.

• Para que este desembolso sea validado por el Servicio de impuestos Internos (SII) como un gasto necesario para producir la renta, bajo el amparo del Artículo 31° de la Ley de Impuesto a la Renta (LIR), es crucial cumplir con requisitos formales y mantener una documentación de respaldo impecable.

A continuación, detallamos el marco legal, los requisitos de implementación y la lista de la documentación necesaria.

1. El Fundamento Tributario: ¿Por qué es un Gasto Aceptado?

El Artículo 31° de la LIR establece los requisitos para que un gasto sea aceptado y, por ende, deducible de la Renta Líquida Imponible. Para que los aportes de DC cumplan con esta norma, deben demostrar:

• Necesidad: El gasto debe ser necesario para producir la renta. Un beneficio pactado contractualmente (como el DC) se considera necesario para mantener, fidelizar y compensar a la fuerza laboral que genera dicha renta.

• Acreditación Fehaciente: El gasto debe poder demostrarse con documentación fidedigna. Aquí es donde el Contrato, los pagos y los certificados son vitales.

• Correspondencia al Ejercicio: El gasto debe registrarse en el período comercial en que se pagó o adeudó (dependiendo del régimen tributario de la empresa).

• No debe estar ya rebajado (evitar la doble contabilización).

 

2. Requisitos Clave para la Implementación

Antes de registrar el gasto, la empresa debe asegurarse de haber implementado el beneficio correctamente.

 

A. El "Convenio": El Requisito Contractual Obligatorio

El nombre "Depósito Convenido" lo indica: el aporte debe nacer de un acuerdo (convenio) y no de una decisión unilateral o esporádica de la empresa.

• Documento Requerido: El documento central es un Anexo de Contrato de Trabajo o un Acuerdo Colectivo (si aplica para un sindicato o grupo de trabajadores).

• Firmas: Debe estar debidamente firmado por el representante legal de la empresa y por cada trabajador que recibe el beneficio.

 

Contenido Mínimo del Anexo:

• Identificación de las partes (empresa y trabajador).

• La obligación explícita de la empresa de realizar el aporte.

• El monto o fórmula de cálculo del aporte (p. ej.: suma fija mensual, porcentaje del sueldo base, bono anual, etc.).

• La institución de destino de los fondos (la AFP o Compañía de Seguros específica).

 

B. La Institución Receptora de los Fondos

El hecho de que los fondos se destinen a una Compañía de Seguros en lugar de una AFP no altera en absoluto la naturaleza del gasto ni su aceptación tributaria para la empresa.

El único requisito es que dicha institución (sea AFP, Compañía de Seguros u otra administradora) esté debidamente autorizada por la Comisión para el Mercado Financiero (CMF) para administrar este tipo de ahorros previsionales (APV o DC).

 

3. Beneficios Adicionales de los Depósitos Convenidos

Además del beneficio tributario para la empresa, esta herramienta ofrece ventajas para ambas partes:

 

Para la Empresa:

• Atracción y Retención: Es una herramienta de compensación muy valorada.

• Sin Carga Previsional: A diferencia de un aumento de sueldo, el DC no es imponible para el empleador, lo que significa que la empresa no paga cotizaciones previsionales (AFP, Salud, Cesantía) sobre este monto.

 

Para el Trabajador:

• Ahorro sin impuestos: El aporte no se considera renta para el trabajador en el momento en que se realiza. No paga Impuesto Único de Segunda Categoría ni cotizaciones previsionales sobre este monto.

• Mejora de la Pensión: Incrementa directamente sus fondos de pensión, con la ventaja de la postergación de impuestos hasta el momento del retiro.

4. Listado de la Documentación: de Respaldo para el SII

Para acreditar fehacientemente el gasto ante una fiscalización del SII, su empresa debe mantener la siguiente carpeta de documentos por cada trabajador beneficiado:

 

A. Respaldo Laboral y Contractual

• Contrato de Trabajo Vigente: De cada trabajador.

• Anexo de Contrato (El "Convenio"): El documento mencionado en el punto 2.A, firmado por ambas partes.

 

B. Respaldo Contable y de Remuneraciones

• Liquidaciones de Sueldo: Es una práctica altamente recomendable que el Depósito Convenido aparezca reflejado en la liquidación de sueldo del trabajador, usualmente en la sección de "Aportes del Empleador". Esto da Total trazabilidad y demuestra que es parte de su remuneración integral.

• Libro de Remuneraciones: Debe registrarse de acuerdo a la normativa de la Dirección del Trabajo (DT).

• Registros Contables (Libro Diario/Mayor): El gasto debe estar correctamente contabilizado en las cuentas de resultado, bajo ítems como "Remuneraciones", "Beneficios al Personal" o "Aportes Previsionales".

 

C. Respaldo Financiero (Trazabilidad del Dinero)

• Comprobante de Pago a la Aseguradora: Cartolas bancarias, copias de transferencias electrónicas o comprobantes de pago de la nómina que demuestren fehacientemente que el dinero salió de las cuentas de la empresa.

• Comprobante de Recepción de la Aseguradora: La institución (Compañía de Seguros o AFP) debe emitir una cartola, factura o comprobante de recepción de fondos que detalle los aportes recibidos por cada trabajador.

 

D. Respaldo Anual (Consolidación)

• Certificado Anual de la Institución: Es fundamental solicitar a la Compañía de Seguros o AFP un certificado anual que resuma el Total de los aportes realizados por la empresa a nombre de sus trabajadores durante el año comercial. Este documento es clave para la Declaración de Renta.

 

Conclusión y Recomendación Final

Los Depósitos Convenidos son una herramienta tributaria y de gestión de personal muy eficaz, pero su validez depende de una formalidad y un orden documental estrictos.

Le sugerimos encarecidamente que la implementación de estos Convenios (especialmente la redacción de los anexos) y su posterior registro contable sean supervisados por su contador y asesor tributario. Ellos se asegurarán de que cada paso cumpla con la normativa vigente, evitando cualquier posible reparo o rechazo del gasto por parte del SII.

 

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¿Qué son los Depósitos Convenidos y Cómo Usarlos como Gasto Aceptado?

Los Depósitos Convenidos son una herramienta estratégica tanto para empresas como para trabajadores. Estos aportes, formalizados mediante un anexo de Contrato firmado por el trabajador, ofrecen un doble beneficio:

• Para la Empresa: Se registran como gasto aceptado, lo que permite reducir la base imponible sobre la cual se paga el Impuesto de Primera Categoría.

• Para el Trabajador: Incrementa significativamente la pensión futura, ya que este aporte no paga impuestos.

Para que el Servicio de impuestos Internos (SII) valide este gasto, la formalización es fundamental. Nuestra asesoría te Guía en este proceso, ayudando a tu empresa a implementar este beneficio tributario que, además, es clave para la retención de talento.

 

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